Para um evento ser bem-sucedido é essencial um bom planejamento. É neste momento que toda a estrutura para a realização é preparada.
1. Seleção do local
Definir o objetivo do evento, número de participantes e formato; pesquisar os locais em que ele pode ser realizado. A dica é escolher um local de fácil acesso para todos os presentes, com estacionamento próprio ou nas proximidades.
2. Escolha dos fornecedores
Eles precisam garantir produtos e serviços de qualidade, além de entregas dentro do prazo estabelecido. Selecionar quem vai fazer o catering, por exemplo.
3. Locação de equipamentos
Fazer uma lista dos equipamentos necessários (ex: telão, som, microfone etc.) e pesquisar fornecedores especializados que possam dar assistência no dia do seu evento.
4. Transporte dos convidados
Para eventos de grande porte como congressos e convenções realizados em locais mais afastados, não se esqueça do transporte dos convidados. Faça contato com empresas que alugam vans ou ônibus.
5. Criação de material promocional
Para a promoção do evento pode-se optar por material impresso ou digital, o importante é fazer uma boa seleção de fornecedores que sejam capazes de dar soluções criativas e atraentes. A dica é
revisar todos os materiais e aprova-los para que não haja surpresas de última hora, como erros ortográficos ou imagens de baixa qualidade.
6. Condições do tempo
Se o evento for ao ar livre, é preciso ter uma segunda opção (back up) para transferir toda a produção para um local fechado em caso de chuva. Você também pode ter à disposição capas de chuva e guarda-chuvas.
O oposto também precisa ser considerado. Um local sem sombra, em um sol de 35 graus, seria muito desagradável. Por isso, assegure-se que tenham pontos cobertos, sejam com guarda-sóis, e ofereça chapéus e bonés.
7. Fluxo de pessoas
Acesso fácil aos presentes é uma questão importante. O fluxo deve ser livre e permitir idas e vindas sem grandes problemas. Se a espera for necessária, coloque mesas e cadeiras para as pessoas aguardarem sentadas.
8. Serviço de apoio
Acontecimentos de grande porte devem ter um apoio médico disponível caso haja alguma emergência. É um serviço fácil de contratar e, geralmente, inclui uma ambulância e profissionais qualificados.
9. Contratação de segurança
Ter uma equipe de segurança, independentemente do tamanho do evento, é fundamental. A contratação de uma empresa terceirizada, orientação em relação à política de entrada de participantes e como intervir em certas situações são de responsabilidade da empresa organizadora.
10. Processo de montagem
Esta é a etapa mais importante da logística, pois tudo deve estar pronto antes de qualquer pessoa chegar.
11. Desmontagem
Ao final do evento, toda a estrutura precisará ser desmontada, os equipamentos devolvidos e o local conferido. Faça uma verificação final para saber se tudo estipulado em contrato foi seguido
12. Integração da equipe
Uma equipe engajada e alinhada em relação aos objetivos gerais do evento é muito importante para o seu sucesso.
